1. Identifikasi Kebutuhan Pembelian:

  • Staf pembelian harus memahami kebutuhan berbagai departemen di perusahaan.
  • Mereka mengumpulkan permintaan pembelian dan menganalisis kebutuhan tersebut untuk memastikan pembelian yang efisien dan efektif.
  • Membuat daftar pembelian barang serta jasa sesuai kebutuhan tiap divisi secara terperinci.

2. Pencarian dan Evaluasi Pemasok (Supplier):

  • Mencari dan mengevaluasi pemasok potensial berdasarkan harga, kualitas, dan keandalan.
  • Membangun dan memelihara hubungan baik dengan pemasok.
  • Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.
  • Mencari supplier untuk memperoleh harga terbaik.

3. Negosiasi dan Pemesanan:

  • Melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman dengan pemasok.
  • Membuat dan mengirimkan pesanan pembelian (purchase order).
  • Melakukan negosiasi harga atau kontrak.

4. Pemantauan Pengiriman dan Penerimaan:

  • Melacak status pesanan dan memastikan pengiriman tepat waktu.
  • Memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang diterima.
  • Memastikan semua pesanan diterima sesuai kontrak dalam kondisi yang baik.
  • Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu.

5. Pengelolaan Administrasi Pembelian:

  • Memelihara catatan pembelian, termasuk faktur, pesanan pembelian, dan kontrak.
  • Memproses faktur dan memastikan pembayaran tepat waktu.
  • Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu.
  • Melakukan pencatatan faktur atau PO.

6. Pemantauan Stok dan Biaya:

  • Memantau tingkat persediaan dan melakukan pemesanan ulang jika diperlukan.
  • Menganalisis biaya pembelian dan mencari cara untuk mengurangi biaya.
  • Memantau Stok dan Biaya.

7. Tugas Tambahan:

  • Mengajukan pembiayaan untuk biaya pembelian barang atau jasa kepada bagian keuangan.
  • Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan & sekali beli.
  • Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan untuk anggaran.

Secara keseluruhan, staf pembelian berperan penting dalam memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga yang kompetitif dan kualitas yang baik.

Apakah anda tertarik untuk mendaftarkan diri anda menjadi seorang purchasing staff.

Berikut lowongan pekerjaan purchasing staff yang dapat anda lamar.